Vor jeder Einführung einer neuen Software steht man zunächst vor der Entscheidung, eine bereits am Markt angebotenen “fertige” Standardsoftware oder eine individuell entwickelte Software einzusetzen. Dies gilt insbesondere für Bereiche, in denen eine hohe Nachfrage besteht und es deshalb ein breites Angebot an fertigen Lösungen gibt. Für jede Art der Online-Kommunikation trifft dies definitiv zu. Nachfolgende Kriterien sollen bei der Entscheidung für Standard oder individuelle Beratungssoftware helfen.
Verfügbarkeit
Sie brauchen die neue Software für Ihre Online-Beratung bestenfalls schon gestern und können keinen Aufschub um wenige Wochen verkraften? Dann sollten Sie sich auf jeden Fall nach einer Standardsoftware umsehen, die Sie sofort einsetzen können. Auch für eine individuelle Software mit geringer Komplexität sollten Sie mehrere Wochen bis wenige Monate einplanen, bis Sie sie nutzen können.
Flexibilität
Sollten Sie spezielle Anforderungen und Erwartungen an die neue Software haben, die tendenziell spezifisch für Ihre Organisation sind, dann liegt eher der Griff zur individuellen Software nahe. Der größte Nachteil von Standardsoftware ist die geringe Flexibilität. Wollen Sie also nicht ihre Abläufe und Prozesse auf die Software anpassen, dann lassen Sie sich lieber eine Lösung entwickeln, die passgenau ist.
Kosten
Eine Standardsoftware wird in der Regel in Form eines Lizenzmodells angeboten, das laufende Lizenzkosten mit sich bringt. Eine individuelle Software dagegen verursacht eine einmalig hohe Anfangsinvestition, dafür aber dann deutlich geringere laufende Kosten. Je nachdem, welches Kostenmodell man bevorzugt, fällt die Entscheidung eher auf die eine oder andere Variante.
Planbarkeit und Abhängigkeit
Eine individuelle Software besitzt man und kann deshalb auf eine hohe Planungssicherheit und Herstellerunabhängigkeit zählen. Bei einer Standardsoftware lassen sich zukünftige Lizenzkosten und Funktionalitäten nicht abschätzen. Man ist vom Hersteller der Software abhängig und hat selbst keinen Einfluss auf zukünftige Entwicklungen.
Als Faustregel gilt: Je individueller und komplexer die Anforderungen an die gewünschte Beratungssoftware sind, desto sinnhafter ist eine individuelle Entwicklung. Ist man bereit, sich im Zweifel auch auf eine weniger zugeschnittene und funktionale Lösung einzulassen, greift man eher zur Standardsoftware.